Musteraktenplan kgst

Identifizieren Sie Datensatzkopierdateien, um Dateiverwaltungsverfahren im Zusammenhang mit der Aufbewahrung und Löschung von Datensätzen zu unterstützen. Dateititel oder Beschreibungen identifizieren Hauptgruppen, Nebengruppen und einzelne Dateiordner. Große und kleinere Gruppentitel und Beschreibungen können auch in Dateihandbüchern in Aktenablageschubladen erscheinen. Fügen Sie ggf. Anweisungen für standardmäßige Konventionen zur Benennung elektronischer Dokumente/Dateien ein. Dateien können sich an einer Vielzahl von Orten befinden. Der Dateiplan sollte Benutzer an die richtige Stelle führen. Für kleine Büros kann eine allgemeine Standorterklärung ausreichen. Größere Büros müssen möglicherweise ein Nummerierungssystem für Aktenschränke und Schubladen entwickeln oder eine Karte oder ein Layout der Dateischränke mit dem Dateiplan einschließen. Dateipläne für elektronische Dateien können Verzeichnispfade und Ordnernamen enthalten. oder durch Document Class- und Datensatztypeigenschaften im EDMS. Ein guter Dateiplan ist eine der wesentlichen Komponenten eines Aufzeichnungssystems und der Schlüssel zu einem erfolgreichen Datensatzverwaltungsprogramm. Es kann Ihnen helfen: Jetzt, da Sie einen Dateiplan haben, müssen Sie Büromitarbeiter in der Verwendung ausbilden.

Und denken Sie daran, dass es sich um ein “lebendiges” Dokument handelt, das Änderungen in Ihrem Büro widerspiegeln sollte (z. B. ausscheidende Mitarbeiter, Büroumzüge, Geschäftsänderungen). Möglicherweise muss sie monatlich aktualisiert werden, wenn die Datensatzzeitplanänderungen ausgegeben werden. Sie muss auch mindestens einmal jährlich überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin alle Ihre Bürofunktionen abdeckt. Ein Dateiplan kann ein sehr effektives Werkzeug sein, wenn er sorgfältig geplant, dokumentiert und auf dem neuesten Stand gehalten wird. Der Dateiplan sollte mindestens die folgenden Informationen für jeden Ordner oder jedes Dokument enthalten: Die wichtigsten Schritte beim Implementieren eines Dateiplans in Ihrem Büro sind: Der Standard-Abteilungsdateiplan ist ein Excel-Spreadsheet, das die folgenden Dateiplaninformationen enthält. Das folgende Verfahren ist eine einfache Möglichkeit zum Kopieren und Einfügen von Dateien in einem freigegebenen Laufwerk: Beschreiben Sie, wie Dateien organisiert sind. Die Beschreibung kann Datensätze und Datumsbereich(e) in der Aufbewahrung enthalten, die während der jährlichen Währungsüberprüfung und -zertifizierung aktualisiert werden sollen. Eine Dateistruktur ist das Framework Ihres Dateiplans.

Ein Dateiplan listet die Datensätze in Ihrem Büro auf und beschreibt, wie sie organisiert und verwaltet werden. Dateipläne müssen überprüft und bei Bedarf überarbeitet werden, um ihr Dienstprogramm zum Auffinden von Dateien beizubehalten. Sie können als laufende sinventur der Datensätze eines Büros dienen. Für Datensatzkopierdateien ist die Agenturartikelnummer aus dem Aufbewahrungszeitplan für TxDOT-Datensätze erforderlich, wenn das Aufzeichnungsprotokoll nach dem Löschen von Dateien abgeschlossen wird. Es auf dem Dateiplan zu haben, ist eine bequeme Referenz. Der in diesem Abschnitt beschriebene Dateiplan unterscheidet sich vom EDMS-Dateiplan. Ein Dateiplan ist ein Index und ein Speicherortleitfaden für die Informationen in Dateien. Es identifiziert Datensatzkopierdateien, die gemäß dem Aufbewahrungszeitplan für Datensätze, Aufbewahrungsanforderungen verwaltet werden sollen, und enthält die Aufbewahrung von Datensätzen. Der Records Custodian bescheinigt die Richtigkeit und Währung des Dateiplans und leitet eine Kopie an den DDO Records Administrator weiter. TxDOT Records Management sendet jährlich eine Erinnerung an DDO Records-Administratoren, damit ihre jeweiligen Records-Koordinatoren die Währung und Genauigkeit ihrer Dateipläne überprüfen und bescheinigen können.

Wenn die lokale Überprüfung abgeschlossen ist, sendet der Datensatzadministrator eine E-Mail an TxDOT Records Management, in der er die Währung und Genauigkeit der Dateipläne innerhalb seiner Organisation bescheinigt. HINWEIS: Es kann auch hilfreich sein, eine Datei mit früheren Dateiplänen zu verwalten, die verwendet werden soll, wenn Datensätze aus dem Speicher abgerufen werden müssen. Der Datensatztyp kann eine allgemeine Beschreibung oder ein bestimmter Dateiname sein. Sobald Sie über eine Dateistruktur verfügen, besteht der nächste Schritt darin, den Dateiplan zu erstellen, indem Sie Details auf Ordner- oder Dokumentebene zu den Datensätzen in Ihrem Büro sowie Informationen dazu hinzufügen, wie sie verwaltet werden.